Vad kostar manuell Körjournal?
De senaste åren har elektroniska körjournaler blivit allt vanligare och något som många företag med bilar förlitar sig på. För många handlar det om en ren effektivisering. Men “är inte penna och papper gratis”? Faktum är att det alltid är någon som betalar.
Räkna själv
*Siffrorna är baserade på en kostnad per bil på 79kr/mån. Har ni fler fordon blir besparingen ännu större.
Ett sätt att effektivisera och skapa mer värde
Låt säga att den anställde gör en handfull resor per dag. Vare sig personen skriver ner detaljerna i anslutning till själva resan, eller i slutet av sin arbetsdag spenderar han/hon åtminstone några minuter per dag på att föra manuell körjournal. På en månad motsvarar 5 minuter per dag 115 minuter. Alltså nästan 2 timmar! Tid som förmodligen skulle kunna läggas på annat? Om vi räknar grovt på detta (att den anställde kostar runt 250kr/h inkl sociala avgifter och pension) blir användningen av en elektronisk körjournal snabbt en besparing, där personalen spenderar minutrar istället för timmar på sin körjournal. Eller i bästa fall, ingen tid alls.
Risk för efterbeskattning
Att inte kunna visa upp en korrekt och noggrant förd körjournal för företagsbilar vid en skatterevision kan få betydande ekonomiska konsekvenser för ett företag. Här är en sammanställning över de potentiella kostnader och sanktioner ett företag kan drabbas av både efterbeskattning, skattetillägg och förlorade avdrag.
Om företaget inte kan visa att företagsbilarna används korrekt enligt skattereglerna, kan Skatteverket besluta om en efterbeskattning. Detta innebär att företaget kan behöva betala retroaktiv skatt och avgifter för tidigare år.
- Efterbeskattning: Detta kan omfatta upp till sex år bakåt i tiden.
- Skattetillägg: Skatteverket kan också påföra ett skattetillägg på 20–40 % av den undanhållna skatten om de bedömer att företaget lämnat felaktiga uppgifter.
Låt oss säga att en företagsbil har ett förmånsvärde på 50 000 kronor per år och att Skatteverket granskar tre år. Om företaget inte kan visa att bilen endast använts i tjänsten kan följande kostnader uppstå:
- Skatt för anställd: 50 000 kr per år * 3 år = 150 000 kr, där den anställde kan behöva betala skatt på upp till 50 % beroende på inkomstnivå (totalt upp till 75 000 kr).
- Sociala avgifter för arbetsgivaren: 50 000 kr per år * 31,42 % * 3 år = ca 47 130 kr.
- Skattetillägg: Om Skatteverket påför ett skattetillägg på 20 % kan det innebära ytterligare cirka 9 426 kr.
Mervärde på köpet
Utöver detta får du dessutom en rad funktioner som kan skapa mervärde för företaget. Ni får en tydlig överblick över var alla era fordon befinner sig. Ni kan se hur mycket tid ni spenderar på olika platser (kunder, byggen etc), hur stor nyttjandegrad ni har på era fordon, få automatisk sammanställning direkt till mailen varje månad, se hur mycket bilarna används utanför arbetstid och mycket mer.
Personalen kommer tacka dig!
Om vi ska vara ärliga är en dagligt ifylld, manuell köjournal inte personalens personliga favorit? Att slippa monotona och energikrävande uppgifter borde nästan ses som en personalförmån 🙂
Dessutom - En korrekt körjournal
Även om ni som företag satt upp riktlinjer för hur personalen skall föra körjournal när dom använder företagsbilarna finns det risk att mänskliga faktorn ställer till det. Förs inte journal direkt i samband med resan är det lätt hänt att man som förare “inte kommer ihåg” alla resor som gjorts under dagen. Än mindre vad mätarställningen vid varje resas början och slut var, eller exakt vilka adresser resorna skedde i från. Med en körjournal “på autopilot” behöver ni varken bekymra er om slarv, lättja eller borttappade journalböcker. Varje resa registreras med automatik, och kan till och med klassificeras automatiskt beroende på vilka inställningar ni väljer att använda.
Ladda ner gratis körjournal mall
För dig som ännu inte är övertygad erbjuder vi givetvis en gratis körjournalsmall som du kan ladda ner och skriva ut, antingen som excel-fil eller pdf.