Körjournal

Vad behöver jag veta om skatteverkets krav på en körjournal? Vad är viktigt att tänka på? Vi reder ut begreppen.

Vad är en körjournal?

Körjournaler fungerar som bevis för att resorna med företagets bilar har dokumenterats på rätt sätt.

En körjournal är ett dokument (digitalt eller fysiskt) där man noterar när, hur långt, vart någonstans och varför en anställd har kört företagets bil. Skatteverket ser din körjournal som bevis på att resorna har gått rätt till och som underlag för att kunna granska bilförmåner av olika slag, och rekommenderar att att man använder elektronisk körjournal.

Reglerna för körjournal utgår ifrån skattelagstiftningen och därför är det omvänd bevisbörda som gäller. Det är alltid upp till den skattskyldige att bevisa att dokumentationen är korrekt och det är oftast ett starkt skäl till varför man väljer en körjournal som registrerar bilresorna automatiskt med hjälp av smarta GPS-enheter som installeras i fordonen.

Varför behöver jag en körjournal?

Enligt Skatteverket behöver den som använder företagets bilar “anteckna alla resor med bilen på ett detaljerat sätt”. En körjournal kan vara digital eller föras på papper, men det vanligaste är numera att företag använder sig av digital körjournal som kopplas in i bilen och registrerar alla körningar automatiskt. Rent skattetekniskt kan man sammanfatta de främsta skälen till att du behöver ha en körjournal:

För att du inte ska bli skattskyldig (bilförmån). För privat körning får bilen bara användas vid högst tio tillfällen per år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. Om du som ägare eller anställd har en företagsbil behöver du, för att undvika bilförmån, se till att de reglerna följs.
Lägre bilförmån. Kör du 3000 mil eller mer i tjänsten med förmånsbil under kalenderåret har du chans att få en lägre bilförmån (75 procent av värdet). Vanligtvis är det din arbetsgivare som sköter sänkningen av bilförmånsvärdet. Om din arbetsgivare inte gör det, kan du på egen hand be om sänkning av bilförmånsvärdet i din inkomstdeklaration.
Fritt bränsle. Om arbetsgivaren betalar för drivmedlet i samband med bilförmån. Det är för dina privata resor som du blir beskattad för drivmedelsförmån under förutsättning att du kan visa hur mycket som du har kört i tjänsten. Kan du inte visa hur mycket du har kört i tjänsten förmånsbeskattas du för allt drivmedel, vilket kan bli kostsamt.

Så är funkar det

Vad bör en körjournal innehålla?

På skatteverkets hemsida kan man läsa att följande information för varje genomförd resa i tjänsten skall framgå i körjournalen:

Mätarställning vid årets början och årets slut.
Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade
Ärende/Syfte med resan samt till vilka platser/företag/kontaktpersoner som besökts (ej privata resor)
Antal körda kilometrar
Mätarställning och datum vid resans slut samt var resan avslutades

Effektivisera din verksamhet med en elektronisk körjournal

En elektronisk körjournal erbjuder betydande fördelar för företag som vill effektivisera hanteringen av sin fordonsflotta. Genom att automatisera insamlingen av fordonsdata eliminerar en körjournal behovet av manuell rapportering, vilket sparar värdefull tid för både förare och administrativ personal. Denna effektivisering leder inte bara till tidsbesparingar utan också till en mer exakt och tillförlitlig dokumentation av kördata. Fördelarna med att använda en körjournal sträcker sig från minskad risk för fel i rapporteringen till direkt kostnadsbesparing genom optimerad bränsleförbrukning och underhållsscheman.

Vidare möjliggör en elektronisk körjournal för företag att noggrant planera fordonsrutter och arbetscheman. Detta minskar onödig körning och optimerar användningen av tid, vilket resulterar i ytterligare ekonomiska och miljömässiga fördelar. Körjournalen spelar även en kritisk roll i att underlätta efterlevnaden av lagar och regler som kräver noggrann dokumentation av köraktivitet, vilket minskar risken för böter och stärker företagets juridiska ställning.

Den elektroniska körjournalens förmåga att tillhandahålla tillgång till realtidsdata förbättrar också möjligheterna för rapportering och analys. Företag kan utnyttja denna data för att få djupare insikter i fordonsanvändning och bränsleförbrukning, vilket möjliggör välgrundade beslut för att optimera verksamheten.

Utöver ekonomiska och operativa fördelar bidrar användningen av en elektronisk körjournal även till ett minskat ekologiskt fotavtryck. Genom att minska onödig körning och optimera rutter kan företag bidra till hållbarhetsmål och minska sin miljöpåverkan.

Sammanfattning

Att implementera en elektronisk körjournal i din verksamhet är ett effektivt sätt att öka effektiviteten, minska kostnader, och främja hållbarhet. Denna teknologi erbjuder en kraftfull lösning för företag som strävar efter att optimera sin fordonsflotta och förbättra sin totala verksamhetsprestanda.

Viktigt att tänka på vid val av körjournal

Planerar du att investera i en körjournaler? Det finns mycket pengar att spara och du kan undvika skattesmäll. Här kommer en lista på saker att tänka på inför val av leverantör:

Enkelhet. Vad skall du använda körjournalen till? Är det för att uppfylla skatteverkets krav på dokumentation eller vill du använda det till att hantera din verksamhet. Många leverantörer erbjuder en mängd olika funktioner i sina produkter som gör att användarvändligheten försämras. Välj en leverantör som erbjuder enkla användargränssnitt och som inte tar betalt för överflödiga funktioner som du inte har användning av.
Priset. En del aktörer på marknaden har funnits i många år och vant sig vid att kunna hålla höga priser. I takt med att tekniken gått framåt har möjligheten öppnats för mer kostnadseffektiva lösningar. I dag skiljer sig priserna från 79 kr/mån upp till över 250 kr/mån och enhet. Det kan bli ganska stora summor på några år, så jämför noga leverantörernas priser, och håll utkik efter dolda startkostnader och långa bindningstider.
Enheter. Se till att företaget du köper av erbjuder flera olika typer av enheter så att du har möjlighet att byta enheter i framtiden om behov skulle uppstå. Världen förändras allt snabbare och det dyker upp regler och klausuler hos försäkringsbolag som påverkar garantier och liknande. Välj ett företag som erbjuder enheter som passar dina behov. Om företaget har behov av föraridentifiering, se då till att välja en leverantör som erbjuder både RFID-läsare och GPS-enhet i ett, så att du slipper installera två enheter i varje fordon. WorkMirror erbjuder fyra olika sorters enheter för olika behov. OBD-enheten som placeras i bilens diagnosuttag. Batterimonterad enhet som placeras direkt på bilens batteri. 12V-enhet som placeras i bilens cigaretteuttag och en RFID-enhet med stöd för föraridentifiering.
Support och uppdateringar: Företaget bör undersöka nivån av support och hur regelbundna systemuppdateringar tillhandahålls av leverantören. Detta är viktigt för att säkerställa att systemet förblir relevant och fungerar optimalt över tid.
Mobil tillgänglighet: Eftersom många förare är ute på fältet, är det fördelaktigt att välja en lösning som erbjuder mobil tillgänglighet. Detta möjliggör att förare enkelt kan logga sina körningar och uppgifter direkt från sina mobila enheter.

Vanliga frågor och svar

Säger skatteverket att man måste använda elektronisk körjournal?

I dagsläget måste man inte det, men Skatteverket skriver uttryckligen att dom rekommenderar alla företag att använda sig av en elektronisk körjournal.

Hur länge måste körjournalens resor sparas?

Enligt Skatteverket behöver dokumentationen sparas i 7 år.

Hur mycket pengar kan jag spara med en körjournal?

Det finns huvudsakligen två områden där potentialen för kostnadsbesparingar är stor. Dels genom att andelen privata resor brukar minska vid införande av ett elektroniskt körjournalsystem. 2) Och dels genom optimering av fordonsflottan. Genom att se hur bilarna används kan du enklare anpassa mängden bilar utifrån verkligheten. Besparingen varierar från fall till fall men det är inte ovanligt med kostnadsbesparingar på mellan 10-15% när man inför en elektronisk körjournal. Förutom detta sparar du högst sannolikt pengar bara genom att byta till WorkMirror. Vi erbjuder betydligt lägre priser (79 kr/mån) än dom flesta konkurrenterna på marknaden (149-249 kr/mån).

Vilken GPS-enhet skall jag välja?

Det beror helt på ditt företags behov. Läs mer om våra enheter här.