Därför gör du rätt i att minska ner på manuellt pappersarbete
Att eliminera pappersanvändning och manuell hantering av information på ditt företag med hjälp av digitala lösningar kan effektivisera din transportverksamhet. Användningen av elektroniska körjournaler istället för rapporter som fylls i på papper kan är ett bland många exempel som kan göra vardagen lite enklare både för företagsledare och förare i tjänst. I den här artikeln listar vi fem goda anledningar till varför du ska använda dig av digitala lösningar på ditt företag istället för att föra ner information i manuella filer, eller på papper.
1. Du kan använda din tid mer effektivt
Tid är som bekant pengar. Att fylla i rapporter och föra journal manuellt är en tidskrävande process. Filer och papper tenderar också att tappas bort eller gå förlorade. Med våra lösningar kan förare logga information utan att behöva skriva ner något. Detta eliminerar behovet av att rutinmässigt föra över information manuellt från papper till en dator, något som tar värdefull tid.
2. Du förbättrar dina interna kommunikationsprocesser
Med digitala lösningar kan du också reducera papper och mail som rör sig mellan förare, mekaniker och företagsledning. Det elektroniska tillvägagångssättet gör att all information kan visas på en centraliserad plattform omedelbart efter att en förare laddat upp den, vilket gör det möjligt för alla relevanta parter att direkt få tillgång till den.
3. Du drar ner på dina kostnader
Pappersberget växer med tiden och det kostar pengar. Beroende på storleken på ditt företag kan den årliga budgeten för att skapa, hantera och distribuera dokument vara kostsam. Med den digitala metoden kan du ta bort stora delar av dessa utgifter och spara kostnader för arbetstid i processen. Förare och chefer kan avsätta mer tid till andra delar av verksamheten som är viktigare och mer företagskritiska.
4. Du minskar din miljöpåverkan
Övergången från en pappersbaserad strategi till en digital dito har en enorm positiv inverkan på miljön och sparar på jordens resurser. Att ta den papperslösa vägen har också en dominoeffekt på användningen av kontorsmateriel. Om du eliminerar pappersanvändningen i din maskinpark kan du även dra ner på antalet pennor, häftapparater, bläck, och annat material du använder. Sammantaget skulle du minska din användning av metall, gummi och plast avsevärt varje år.
5. Du gör ditt kontor mindre rörigt
Ingen gillar att se ett stökigt kontor. Med den papperslösa metoden kan du minska oredan på arbetsplatsen i samband med att papper används för att förmedla information. Elektroniska filer tar inget utrymme på skrivbord och i hurtsar – och du kan enkelt kan hitta den data du eftersöker på nolltid när informationen består av ettor och nollor.
Sammanfattning
Så – för att summera. Redan på sjuttiotalet talades det om det papperslösa kontoret. Riktigt där är vi inte ännu. Men en sak är klar – digital dokumenthantering och system som gör arbetet åt dig sparar resurser och kan även förenkla arbetet. Även om arbetet att skapa ett pappersfritt kontor kan innebära en liten inlärningskurva för vissa, är resultatet väl värt det. Du kommer att effektivisera dina affärsprocesser och förbättra dina organisatoriska arbetsflöden. Det vinner all på.
En körjournal kan vara digital eller föras på papper. Det vanligaste idag att företag använder sig av digitala körjournaler. Dessa kopplas in i bilen och registrerar alla körningar automatiskt. Här kan du läsa mer om vår lösning för elektroniska körjournaler.