Vad gäller för elektroniska personalliggare

Introduktion – Vad säger lagen?

Personalliggare är ett verktyg som används för att registrera när en person kommer och lämnar en arbetsplats. Syftet med personalliggaren är att göra det enklare för arbetsgivare att följa upp närvaron på arbetsplatsen och att uppfylla de lagkrav som ställs på detta område.

Enligt lag måste arbetsgivare ha en fungerande personalliggare på arbetsplatsen som är tillgänglig för kontroller från myndigheter. Det är därför viktigt att vara medveten om vilka regler och krav som gäller för elektroniska personalliggare.

En elektronisk personalliggare måste uppfylla vissa specifika krav enligt lag. Den måste kunna spåra när en anställd kommer in och lämnar arbetsplatsen, vilket innebär att den måste ha en tydlig in- och utcheckningsfunktion. Dessutom måste den kunna lagra denna information på ett säkert sätt för att skydda den anställdas integritet.

Det är också viktigt att notera att det finns olika regler för olika branscher när det gäller personalliggare. Vissa branscher kan ha striktare regler och krav på hur personalliggaren ska fungera och vilken typ av information som måste registreras. Därför är det avgörande att arbetsgivare är väl informerade om de specifika lagkrav som gäller för deras verksamhet.

Vem ansvarar för att det finns en personalliggare på arbetsplatsen?

Ansvaret för att det finns en personalliggare på arbetsplatsen ligger hos arbetsgivaren. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att personalliggaren fungerar som den ska och att den använder rätt tekniska lösningar för att uppfylla lagkraven. Det kan vara en god idé att anlita en extern leverantör av elektroniska personalliggare för att vara säker på att man har en pålitlig och säker lösning.

I Sverige regleras frågor kring personalliggare främst av arbetsmiljölagen och skatteförfarandelagen. Dessa lagar syftar till att säkerställa en trygg och rättvis arbetsmiljö för alla anställda. Genom att ha en korrekt och uppdaterad personalliggare kan arbetsgivaren enkelt följa upp arbetstid, övertid och eventuella pauser för de anställda.

Det är viktigt att notera att personalliggaren inte bara är till för att kontrollera arbetstiden för de anställda, utan den fungerar också som ett viktigt verktyg för säkerhet på arbetsplatsen. Genom att ha koll på vilka som befinner sig på arbetsplatsen vid olika tidpunkter kan man snabbt agera vid eventuella nödsituationer eller evakueringar. En väl fungerande personalliggare är således en central del av arbetsmiljöarbetet och säkerställer både laglig efterlevnad och trygghet för alla inblandade.

När behöver man inte ha personalliggare?

Det finns vissa undantag från kravet på att ha personalliggare. Till exempel behöver man inte ha personalliggare om arbetsstället är bemannat av endast en anställd. Däremot är det viktigt att notera att kravet på personalliggare gäller när det finns fler än en anställd på arbetsplatsen, oavsett om dessa är anställda på heltid eller deltid.

Ett annat undantag är om arbetsstället befinner sig i en byggnad som kontinuerligt är öppen för allmänheten. I dessa fall är det istället den som driver byggnaden som har ansvaret för att registrera närvaron av de personer som vistas på arbetsstället.

En ytterligare situation där personalliggare inte krävs är när arbetsstället bedriver verksamhet som inte är av ekonomisk karaktär. Detta innebär att om en organisation bedriver ideell verksamhet eller annan typ av verksamhet som inte syftar till att generera vinst, kan kravet på personalliggare vara undantaget.

Vad gäller för tillfälliga besökare?

När det kommer till tillfälliga besökare på arbetsplatsen, till exempel hantverkare eller leverantörer, är det arbetsgivarens ansvar att se till att en korrekt registrering av dessa personer görs i personalliggaren. Det kan vara en god idé att ha tydliga rutiner och instruktioner för hur tillfälliga besökare ska registreras.

Det är viktigt att förstå att tillfälliga besökare också omfattas av arbetsmiljölagstiftningen och att de ska ges nödvändig information om arbetsplatsens regler och säkerhetsföreskrifter. Det kan vara till hjälp att tillhandahålla en kort introduktion eller säkerhetsgenomgång för tillfälliga besökare för att säkerställa att de är medvetna om potentiella risker och hur de ska agera vid en nödsituation.

Det är även bra att ha en tydlig skyltning som visar vägen till receptionen eller registreringsplatsen för tillfälliga besökare. På så sätt underlättas processen för både besökarna och personalen på arbetsplatsen. Genom att ha väl synliga skyltar kan man skapa en trygg och säker miljö för alla som kommer in på arbetsplatsen, oavsett om de är anställda eller tillfälliga besökare.

Hur länge skall datan sparas?

När det kommer till att spara datan i den elektroniska personalliggaren är det viktigt att följa dataskyddsförordningen (GDPR) och andra tillämpliga dataskyddsregler. Enligt dessa regler bör personuppgifter inte sparas längre än nödvändigt.

Det kan vara bra att ha en tydlig policy för hur länge datan i personalliggaren sparas och att regelbundet rensa bort gamla uppgifter som inte längre behövs. Det kan också vara en god idé att se över säkerhetsåtgärderna för att skydda datan i personalliggaren och att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till den.

Att ha en väl genomtänkt strategi för datalagring är avgörande för att säkerställa efterlevnaden av lagar och förordningar som styr hanteringen av personuppgifter. Genom att definiera tydliga riktlinjer för hur länge data ska behållas och när den ska raderas kan organisationer minimera risken för överflödig lagring av känslig information.

Det är också viktigt att regelbundet utvärdera och uppdatera lagringspraxisen för att anpassa sig till eventuella förändringar i lagstiftningen eller företagets behov. Genom att vara proaktiva i hanteringen av datalagring kan företag undvika potentiella böter och säkerhetsincidenter som kan uppstå vid bristande efterlevnad av lagstadgade krav.

Fördelarna med koppling till  körjournalen

En elektronisk personalliggare kan vara kopplad till en elektronisk körjournal, vilket kan ge ytterligare fördelar för arbetsgivaren. Genom att kombinera dessa två system kan man få en bättre helhetsbild av sina anställdas arbetstider och resor.

En elektronisk körjournal gör det möjligt att registrera och följa upp anställdas arbetsresor på ett enkelt och effektivt sätt. Det kan underlätta bokföringen av reseräkningar och göra det enklare att följa upp och planera arbetsresor.

Genom att ha en koppling mellan den elektroniska personalliggaren och den elektroniska körjournalen kan man också få en mer automatiserad process för att uppfylla lagkraven på personalliggare och samtidigt underlätta för de anställda att rapportera sina arbetstider och resor.

Sammanfattning

I denna artikel har vi tittat på vad som gäller för elektroniska personalliggare och vilka regler som styr detta område. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att det finns en fungerande personalliggare på arbetsplatsen och att den används på rätt sätt. Undantag från kravet på personalliggare gäller endast för arbetsplatser med enbart en anställd eller för arbetsställen som är öppna för allmänheten.

Det är också viktigt att följa dataskyddsregler när det kommer till att spara datan i personalliggaren och att ha en tydlig policy för hur länge uppgifterna ska sparas. En koppling mellan den elektroniska personalliggaren och en elektronisk körjournal kan ge ytterligare fördelar för arbetsgivaren.

Genom att använda modern teknik och välja en pålitlig lösning för elektroniska personalliggare kan arbetsgivare underlätta sin egen administration och samtidigt följa gällande regler och lagar på området.