Tänk på detta här när du upphandlar elektronisk körjournal
Är det dags för dig att upphandla en ny leverantör av elektronisk körjournaler? Det är du inte ensam om. Varje år genomför en mängd kommuner och företag liknande upphandlingar. Vi går igenom vad som är viktigt att tänka på. Oavsett om det rör sig om en vanlig upphandling eller en direktupphandling.
Elektroniska körjournaler är idag så pass billiga att denna tjänst kan direktupphandlas av de flesta kommuner. Tröskelvärdet för direktupphandling går idag vid cirka 615 000 kronor per år. Planerar ni att investera mindre än så finns inga skäl att göra upphandlingen onödigt stor och dyr. Men ibland sitter man inne på en större fordonspark. Då kan det vara läge att lägga ner lite mer tid och arbete på ett inköp.
Förbered dig noga
Att upphandla en elektronisk körjournal är varken krångligt eller särdeles svårt. Däremot menar vi att det är viktigt att man noggrant tänker igenom en del saker. Detta som ett led i sitt förberedelsearbete inför en upphandling om ni har kommit fram till att det behövs.
Saker som man måste tänka till kring innan en upphandling varierar. Det kan röra sig om något så enkelt som att bestämma sig för om man vill ha en enhet som kopplas in i fordonets diagnostikuttag eller i 12-voltsuttaget. Man behöver också bestämma sig för om det ska finnas en möjlighet att identifiera olika förare. Detta då bilar som används kanske körs av mer än en person. Det finns även bra att ha-lösningar som är värda att ta i beaktande innan man köper något. Inte minst eftersom det kan bli kostsamt att åtgärda dessa i efterhand.
Välj rätt GPS-enhet
De två vanligaste GPS-enheterna som finns på marknaden idag är antingen en så kallad OBD-enhet eller en enhet som går att koppla in direkt på batteriet. Det finns även andra varianter, exempelvis produkter som man kan koppla in direkt i bilens cigarettändaruttag. Slutligen har vissa större företag och organisation egenutvecklade enheter. Dessa kan skilja sig åt från de som är marknadsledande.
OBD-enheten är den vanligaste på marknaden och är enkel att installera. Men det finns även några nackdelar. Den största akilleshälen är att verkstäder ofta tar ut enheten när bilen är på service. Sedan sätts den inte tillbaka den i fordonet. Det finns även ett antal biltillverkare som flaggar för att garantin inte gäller om man använder diagnosuttaget utan att vara en certifierad verkstad.
Enheter som fästs direkt på bilbatteriet är ofta lite svårare att installera enligt vissa. Det gäller inte minst nyare bilar. Där kan det vara svårt att komma åt batteriet. En stor fördel är dock att när enheten väl är installerad är den svår att manipulera, ta bort eller på annat sätt råka koppla ur. Något som minskar risken för fusk.
Vi ser att många idag använder bilens cigarettändaruttag för att ladda sin mobiltelefon. Därför är de flesta 12V-uttag även utrustade med USB-ingångar. Enheter som använder detta uttag har som största nackdel att de är relativt enkla att rycka ur. Med det sagt är installationen väldigt smidig att genomföra. Dagens bilar är dessutom ofta utrustade med flera eluttag i exempelvis handskfack och bagagelucka. Monterar man sin enhet i något av dessa utrymmen minimeras risken att man som förare skulle råka rycka loss en sladd under körning.
Lägg kraven på rätt nivå
En vanlig fallgrop vid upphandlingar är att ställa för många och för specifika krav. Kanske är det av gammal vana. Kanske beror det på att man tänker att de befintliga lösningarna är enda lösningen som finns. Men för att främja konkurrens, utveckla marknaden och möjliggöra för nya aktörer att utmana med nya tekniska lösningar finns det en poäng med att bara ställa få (men relevanta) krav gentemot leverantörerna. Ställer man för specifika krav finns en risk att en konkurrent som förlorat upphandlingen väljer att överklaga. Detta kan leda till en långdragen och kostsam rättslig process.
Har ni behov av föraridentifiering?
Föraridentifiering används oftast när flera förare delar på fordon i en bilpool. Vanligtvis “blippar” föraren ett passerkort eller en tagg på en liten device på instrumentbrädan. I körjournalsystemet registreras då att den aktuella föraren gjorde efterföljande resa. Vissa leverantörer av digitala körjournaler har även en app som ersätter blippande. Men detta kräver att alla anställda har en egen smartphone som kan användas för ändamålet.
Hos dom flesta leverantörerna är föraridentifiering ett tillägg och en tjänst har vi märkt. Därmed kostar det sannolikt extra. Tänk till innan ni väljer att ta med kravet. Det kan också skapa mer administration eftersom taggar ska registreras och hanteras löpande i systemet. Fördelen är att när systemet väl är på plats slipper man att tänka på manuell hantering.
Föraridentifiering kan vara komplicerat att integrera med vissa enheter och system. De flesta leverantörer som erbjuder föraridentifiering gör det genom att tillhandahålla en kompletterande enhet. Denna monteras och kopplas in i det aktuella fordonet. WorkMirror erbjuder en GPS-enhet som har inbyggd föraridentifiering, vilket gör att du slipper montera två enheter i varje bil.
Vilka utvärderingskriterier är relevanta?
Viktigt i en upphandling är att göra det tydligt vad som är ett kvalificeringskrav och vad som är ett utvärderingskriterium. Ett kvalificeringskrav är ett krav som måste uppfyllas för att kunna delta i upphandlingen. Det kan till exempel vara att man som företag inte får lov att vara ekonomiskt misskött och att man innehar en F-Skattsedel. Man kan även behöva nå upp till vissa omsättningskrav. Ibland finns även krav på att man ska ha utfört liknande uppdrag tidigare. Uppfyller man ej kvalificeringskrav kan man heller inte bli anbudsgivare.
Utvärderingskriterier används när man inte använder lägsta pris som avgörande faktor vid en upphandling. Vanligt gällande elektroniska körjournaler är utvärderingskriterier rörande själva systemet och dess användarvänlighet. Vanligt är även vissa bra att ha-funktioner som inte är kravställda på samma sätt.
Ställ tydliga krav
Det händer att leverantörer får komma och presentera sitt system, därefter bedöms systemet utifrån några givna kriterier. Här är det viktigt att man som upphandlare har tydligt uppsatta kravställningar. Man ska även ha tydlig information kring hur man valt att poängsätta. Det är vanligt med överprövningar när sådan information är otydlig. Leverantörer kan ha svårt att förstå varför de har fått för låga bedömningar i en upphandlingsprocess. Ett säkrare kort är att gå på en lägsta pris-upphandling. Är du påväg att starta en upphandling utifrån lägsta pris. Kontakta oss, så kan vi berätta mer om våra mängdrabatter.